Cara Cepat Mencetak Label Alamat Paket dengan Google Spreadsheet

posted in: Bisnis, Cara | 0

Ingin  mencetak label alamat untuk paket secara cepat untuk usaha online Anda?

Lelah mengopas alamat berulang-ulang atau masih menulis label dengan tangan?

Artikel ini akan mengajarkan Anda cara mengefisiensikan pembuatan label alamat.

Di sini Anda akan memanfaatkan Google Docs. Google Docs mirip dengan Microsft Office, bedanya gratis dan online.

Agar Anda bisa mengambil manfaat dari artikel ini Anda perlu memiliki pengetahuan dasar, yaitu:

  1. Paham dengan cara kerja Spreadsheet.
  2. Paham cara membuat formula di Spreadsheet

Mengapa?

Karena artikel ini tidak akan menjelaskan semuanya dari dasar.

Selanjutnya untuk membuat label alamat dengan cepat, Anda perlu membuat basis data pelanggan. Basis data pelanggan adalah kumpulan informasi mengenai pelanggan Anda, baik nama, alamat, dan sebagainya. Dengan basis data pelanggan ini nantinya Anda tidak perlu mengopas alamat pelanggan Anda berulang-ulang. Cukup dengan memanggil kode pelanggan.

Biasanya kalau orang baru belajar bisnis, dia tidak mengumpulkan data pelanggannya, padahal ini nantinya juga berguna untuk berbagai hal termasuk promosi kepada pelanggan Anda yang sudah ada.

Bila Anda menggunakan mobile device dalam berjualan, sangat tidak disarankan untuk meminta data pelanggan secara langsung, misalnya via Whatsaap, BBM, dsb. Alasannya, orang cenderung enggan/malas memberikan informasi dengan lengkap.

Sebagai contoh:

  1. Anda minta nama lengkap, yaitu minimal nama depan dan belakang.
    Pembeli hanya memberikan nama depan saja. Ini bermasalah. Sebab nama orang kan biasanya pasaran, sehingga ada kemungkinan order tertukar akibat kesamaan nama. Selain itu ketika Anda berkomunikasi dengan tim Anda, seringkali timbul masalah, seperti, “Yanti yang mana yang kau maksud?” Ini bikn lama, karena harus tanya dan konfirmasi berulang-ulang.
  2. Anda minta alamat lengkap, eh yang dikasih alamat sekedarnya.
    Biasanya mereka berkata, “Ah begitu saja juga nyampe kok.” Memang dengan alamat seadanya, paket masih bisa sampai. Akan tetapi waktu dan tenaga yang diperlukan untuk memroses paket tersebut jadi lebih banyak.

Baca Juga: 3 Akibat Anda Tidak Memberikan Alamat Lengkap Ketika Berbelanja Online

Solusi untuk masalah di atas adalah dengan menggunakan Google Form. Nanti Anda cukup memberikan link form tersebut kepada mereka, dan mereka dapat mengisinya, bahkan dari HP mereka. Dengan mengisi form, pembeli cenderung lebih “nurut”.

Keuntungan lain dengan menggunakan Google Form adalah data yang diberikan langsung masuk ke Spreadsheet. Sehingga Anda tidak perlu lagi megopas ke sana kemari, misalnya dari BBM ke spreadsheet. Ini menghemat waktu Anda.

Langkah-langkah membuat label alamat

1. Buat Spreadsheet baru

2. Buat Formulir baru di spreadsheet tersebut

Klik menu Masukkan > Formulir.

Nanti Anda akan dibawa ke semacam Form Editor, dan di Spreadsheet akan muncul sebuah sheet baru berjudul “Form Responses1”. Form dan sheet tersebut akan saling terkoneksi. Jadi silahkan Anda coba-coba sendiri.

Artikel ini tidak akan mengajarkan secara detail cara membuat form, melainkan hanya memberikan beberapa petunjuk.

Pada Form Editor Google nanti Anda bisa memilih jenis pertanyaan, misalnya: pilihan ganda, isian, dan sebagainya.

Di Form Editor buatlah form dengan pertanyaan yang meminta:

  1. Nama Lengkap (Minimal nama depan dan belakang)
    Gunakan jenis pertanyaan: Jawaban Singkat
    Pilih: Wajib Diisi
  2. Alamat (Misal: jalan/ petunjuk / nama gedung / kompleks )
    Gunakan jenis pertanyaan: Paragraf
    Pilih: Wajib Diisi
  3. RT
    Gunakan jenis pertanyaan: Jawaban Singkat
    Pilih: Wajib Diisi
  4. RW
    Gunakan jenis pertanyaan: Jawaban Singkat
    Pilih: Wajib Diisi
  5. Kelurahan
    Gunakan jenis pertanyaan: Jawaban Singkat
    Pilih: Wajib Diisi
  6. Kecamatan
    Gunakan jenis pertanyaan: Jawaban Singkat
    Pilih: Wajib Diisi
  7. Provinsi
    Gunakan jenis pertanyaan: Dropdown / Tarik Turun dan Anda buatkan pilihannya, agar nanti hasil isiannya seragam, misalnya tidak ada yang mengisi Jawa Timur dan Jatim.
    Pilih: Wajib Diisi
  8. Kode Pos
    Gunakan jenis pertanyaan: Jawaban Singkat
    Pilih: Wajib Diisi
  9. No. Telpon
    Gunakan jenis pertanyaan: Jawaban Singkat
    Pilih: Wajib Diisi

Perlu dicatat sebagian wilayah tidak memiliki RT/RW. Pembeli bisa mengisi dengan tanda “-” saja.

Dengan mengeset pertanyaan Wajib Diisi, maka pembeli tidak bisa melewatkan pertanyaan itu.

Isian di atas bisa Anda modifikasi sesuai kebutuhan.

3. Cek hasil form buatan Anda

Klik Ikon Mata di bagian atas Form Editor untuk pratinjau hasil form Anda. Apabila form sudah beres, silahkan Anda ke Google URL Shortener untuk memperpendek link dari URL pratinjau.  Link inilah yang nantinya Anda bagikan ke pembeli Anda agar mereka bisa mengisi form.

Saya sarankan untuk menyimpan URL pendek di atas di spreadsheet Anda. Sehingga Anda bisa gunakan sewaktu-waktu. Saran saya masukkan saja ke baris ke-2 kolom A di sheet “Form Responses1”. Jadi kalau perlu, Anda tinggal kopas.

4. Berikanlah link form Anda ke pembeli

5.Buat kode pelanggan

Nanti jika para pembeli sudah mengisi, ganti data di kolom “Timestamp” dengan format kode pelanggan yang Anda inginkan, misalnya: C0001, C0002, dst.

6. Buat alamat lengkap pelanggan yang seragam

Tambahkanlah kolom “Alamat Lengkap” dan tambahkan formula berikut ini di baris ke-3:

=$C3&(IF(OR($D3=“”;$D3=0;$D3=“0”;$D3=“-“);“”;” RT. “&$D3))&(IF(OR($E3=“”;$E3=0;$E3=“0”;$E3=“-“);“”;” RW. “&$E3))&(IF($F3=“”;“”;” KEL. “&$F3))&(IF($G3=“”;“”;” KEC. “&$G3))&(IF($H3=“”;“”;” “&$H3))&(IF($I3=“”;“”;“/”&$I3))&(IF($J3=“”;“”;” “&$J3))

Formula ini akan menggabungkan data-data yang ada menjadi seperti ini:

Jl. Kholil Ds.Sukorejo (belakang kantor polisi Tolip) RT. 2 RW. 1 KEL. Sukorejo KEC. Bungah KAB. Gresik/Jawa Timur 51216

Nanti semua alamat pelanggan Anda akan seragam formatnya.

7. Buat template label alamat

Buat/pakai sheet baru ganti namanya menjadi “Label Alamat”.

Buatlah template seperti gambar di bawah ini berukuran 2×3:

label-alamat-template

7. Gunakan formula Vlookup untuk mengambil data dari basis data pelanggan Anda

Seperti contoh gambar di bawah ini. Saat kode pelanggan diisi di kolom K baris 1, maka data-data pelanggan bersangkutan akan muncul di tempat-tempat pada label pertama, dan seterusnya.

vlookup-label-alamat

Anda tidak perlu khawatir dengan tulisan #NA kalau Anda tidak memakai semua label. karena Anda bisa menyorot bagian mana yang ingin Anda print.

8. Download PDF untuk cetak label

Jika Anda suah menyorot bagian yang ingin Anda pilih, maka kliklah icon cetak printer di bagian menu. Lalu pilih pilihan berikut ini.

opsi-printer

Berikutnya pilihlah klik “Mencetak dari komputer saya”

mencetak-dari-komputer-saya

Jika sudah, nanti sebuah file PDF akan terunduh.

Dari file PDF itulah Anda mencetak label alamat Anda.

Setelah di print inilah hasilnya. Akan lebih hemat kertas kalau Anda print label sekali banyak.

label-alamat

Penutup

Cara yang diajarkan di tutorial ini juga berguna kalau Anda sudah memiliki cabang, dan masing-masing perlu akses untuk membuat label alamat.

Anda juga bisa menghemat waktu membuat label alamat dengan memanfaatkan invoice. Di invoice biasanya tercantum alamat penerima dan dari siapa. Sebelumnya Anda perlu mendesain layout invoice tentunya. Anda tinggal masukkan ke dalam plastik bening, lakban ke paket dan kirimkan. Biasanya orang suka lupa mengirim invoice. Dengan cara ini dapat dipastikan Anda tidak akan pernah lupa lagi mengirim invoice.

BACA JUGA:

  1. Berbagai Alternatif Ekspedisi yang Ada di Indonesia
  2. Bisnis Online: 2 Alasan Pembeli Baru Perlu Mendapat Perhatian Ekstra

 

Leave a Reply