5 Alasan Tim Anda Sering Miskomunikasi dan Cara Mengatasinya

posted in: Bisnis, Tim | 0

Komunikasi antar anggota tim adalah vital demi kelancaran usaha. Tiap ada miss, pasti timbul biaya, baik biaya waktu, tenaga, uang dan emosi.

Meskipun tim Anda sama-sama berbahasa Indonesia, mengapa sering salah paham?

Alasannya sangat sederhana:

1. Orang menggunakan satu kode yang bermakna ganda, atau salah kode

Sadar atau tidak, kita berbicara menggunakan kode untuk merujuk sesuatu. Masalahnya, kita suka menggunakan satu kode untuk dua hal yang berbeda.

Contoh:

Ibu saya seringkali berkata, “Bawa ember ini ke depan.”

Saya bawa ember bersangkutan ke halaman rumah depan. Saya ditegur, “Kok ke situ sih, kan mami bilang ke depan.. ke balkon depan.”

Besoknya ibu berkata hal yang sama. Kali ini saya bawa ke balkon depan. Saya kena tegur lagi, ” Kok ke situ sih, mami bilang ke depan… ke halaman rumah depan.”

Ibu menggunakan satu kata yang sama untuk menunjuk dua tempat yang berbeda. Meskipun sama-sama ada di depan tapi lokasinya beda. Inilah yang menyebabkan kebingungan lawan bicaranya.

Oleh karena itu kodenya harus dibedakan. misalnya:
“depan atas” untuk balkon,
“depan bawah” untuk halaman depan.

Barulah komunikasi lancar.

Nanti, jika aktivitas ini menjadi rutin. Cara komunikasinya bisa semakin efisien, misalnya: sambil melirik ember, “Itu…bawah.” atau “Itu… atas”

Contoh lain:

Ketika customer memesan barang, maka sales order dibuat. Ada kalanya item pesanan di sales order berubah. Ada kalanya, karena suatu hal, sales order lama dihapus, diganti sales order baru.

Tim Anda menggunakan kata update dan ganti untuk situasi ini, “Update” untuk kasus pertama. “Ganti” untuk kasus kedua.

Masalahnya, anggota tim Anda tidak konsisten menggunakan kode-kode tersebut. Harusnya dia tulis “update,” eh malah “ganti.” Memang dalam meng-update pasti ada sesuatu yang diganti. Akan tetapi pengertian dari masing-masing kata sudah disepakati.

Akibat salah kode, anggota tim lain salah paham, maka tindakannya pun salah.

Solusi: training tim Anda untuk konsisten menggunakan kode-kodenya.

2. Tidak sama-sama tahu
Seringkali kita berbicara menggunakan kalimat yang tidak lengkap.

Kalimat yang tidak lengkap hanya dapat dipahami oleh dua orang yang sering melakukan suatu aktivitas bersama-sama. Sehingga dari kebiasaan itu, tidak perlu dijelaskan lagi dari A sampai Z, karena sudah sama-sama tahu.

Sebagai contoh, Anda mungkin pernah lihat film-film gangster. Si bos ketika ingin eksekusi orang, tidak bicara panjang lebar, “Eh kamu bawa dia ke belakang, lalu tonjok 3x, tendang 4x” dan seterusnya. Dia cukup kasih sedikit goyangan kepala kepada anak buahnya, lalu jempol bergerak dari kiri ke kanan melintasi lehernya.

Nah, di bisnis seringkali kita berbicara dengan orang baru yang tidak punya gambaran. Kita berpikir karena kita tahu, maka dia tahu. Lalu kita berbicara dengan kalimat tidak lengkap. Masalah pun terjadi.

Biasanya orang akan berkata, “Oo.. saya kira…”

Solusi: Berbicaralah dengan kalimat lengkap dan beri penjelasan kepada orang yang tidak tahu situasi hal yang sedang dibicarakan.

3. Bicara tidak ada awal, klimaks, akhir

Bayangkan Anda menonton film, tapi langsung di tengah-tengah. Tahu-tahu hanya ada ledakan sana-sini, orang-orang berhamburan dan banyak teriakan. Anda pasti tidak mengerti apa yang terjadi.

Mungkin Anda punya teman sekerja yang tanpa ada ujung pangkal, tahu-tahu berakta, “Jadi barang nanti dikirim ya?”

Anda tidak dapat tugas apa-apa tentang kirim barang, tahu-tahu Anda diminta kirim barang.

Ada apa dengan cinta?

Solusi: Biasakan bicara dulu di awalnya ada apa.

4. Bicara tanpa subyek predikat obyek

“Kan kirim barang, terus pas sudah sampai, eh malah marah-marah.”

Bingung tidak, ini orang ngomong apa?

Siapa kirim barang apa? Sampai dimana? Dan siapa yang marah-marah?

Solusi: Bicaralah dengan bahasa  SPOK yang baik dan sempurna

5. Tidak saling konfirmasi

Saling konfirmasi ini adalah kebiasaan orang yang sudah paham kerja sama tim. Hal ini untuk memastikan, bahwa lawan bicara telah mendapatkan info yang disampaikan atau sudah paham.

Ini penting khususnya di dalam situasi, ketika kita tidak bisa saling lihat.

Ada alasannya orang setelah berbicara lewat walkie talkie berkata, “Apakah sudah dikopi?” Dia menanyakan apakah info yang ia berikan sudah dimengerti.

Apakah Anda pernah chatting di website? Customer servicenya ketika ditanya, tiba-tiba diam, dan tidak menjawab. Anda bertanya-tanya, gue dicuekin, dia lagi layani yang lain, atau apa? Harusnya customer service menjawab, “Mohon tunggu sebentar saya akan periksa.”

Solusi: Tekankan pentingnya saling mengonfirmasi kepada tim.

Leave a Reply